La réforme des procédures d’apostille et de légalisation des actes publics, instaurée par la loi du 23 mars 2019 de programmation 2018-2022 et de réforme pour la justice et précisé par le décret du 17 septembre 2021 relatif à la légalisation et à l’apostille des actes publics établis par les autorités françaises, entre en vigueur cette année, et porte sur trois points :
– le transfert aux notaires de la responsabilité de vérifier la légalité et la conformité des signatures des officiers de l’état civil des communes, qui sont apposées sur les actes publics.
– la création d’une base de données nationale des signatures publiques.
– la désignation d’un référent chargé d’alimenter et valider les opérations faites sur la base de données dans toutes les communes quel que soit le nombre d’habitant avant le 15 mars 2025.
L’Association des Maires de l’Hérault (AMF34) a contacté le Conseil supérieur du notariat pour des précisions et alerte sur divers points :
» Le référent n’a pas besoin d’être désigné à la suite d’une délibération du Conseil municipal et ne doit pas nécessairement être un élu. Il peut s’agir de n’importe quelle personne désignée par le maire et/ou le maire lui-même. C’est cette personne qui sera contactée en cas de nécessité, et qui devra valider, ou pourra désigner quelqu’un pour valider les opérations faites sur la base des images de signatures publiques. Le référent doit impérativement nous être désigné avant le 15 mars, quelle que soit la taille de la commune. Seules les communes de plus de 3 500 habitants devront alimenter la base des images de signatures publiques avant le 1er mai 2025.Les autres communes devront actualiser cette base à la première demande du notariat, bien entendu, elles peuvent également mettre à jour leurs informations dès maintenant. Si vous désignez plusieurs référents, il vous suffit de saisir plusieurs fois les informations dans le formulaire « .
Les communes doivent également transmettre au Conseil supérieur du notariat le nom de la commune, son numéro INSEE et son adresse postale, ainsi que le(s) prénom(s), le(s) nom(s) et l(es)’adresse(s) e-mail officielle(s) du (des) référent(s) désigné(s). Ces informations doivent être envoyées par courrier électronique à l’adresse suivante : apostille.mairie@notaires.fr ou peuvent être également être renseignées via le lien suivant : https://forms.office.com/e/JvaRPh43rH.
Pour toute demande d’informations complémentaires, vous pouvez adresser un mail à l’adresse suivant : apostille.mairie@notaires.fr
Pour vous éclairer dans cette démarche, veuillez retrouver ci-dessous les deux courriers adressés aux communes :
Courrier_31012025_AMF_CSN_Ministère de la Justice